OPUBLIKOWANO: 13 czerwca 2024
Zastanawiasz się, jak zautomatyzować księgowanie wpływów w swojej firmie? AI może Ci w tym pomóc! Wykorzystując odpowiednie modele i narzędzia, można znacznie usprawnić ten proces, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko błędów.
Jak użyć AI oraz automatyzację do księgowania wpływów
Wyobraź sobie, że masz w swojej firmie do czynienia z dużą ilością wpływów na konto bankowe. Ręczne księgowanie każdej transakcji to czasochłonne i podatne na błędy zadanie. Tutaj z pomocą przychodzi sztuczna inteligencja!
Automatyzacja księgowania wpływów z wykorzystaniem AI polega na tym, że system analizuje historię transakcji, rozpoznaje wzorce i na tej podstawie przypisuje wpływy do odpowiednich kategorii księgowych. Dzięki temu księgowi nie muszą ręcznie przeglądać każdej pozycji, a jedynie zweryfikować poprawność automatycznego księgowania.
Ale jak to dokładnie działa? Otóż, wykorzystuje się tutaj przetwarzanie języka naturalnego (NLP), aby zrozumieć opis transakcji i wyodrębnić kluczowe informacje, takie jak nazwa kontrahenta czy numer faktury. Następnie, na podstawie wcześniej zdefiniowanych reguł, system przypisuje wpływ do odpowiedniej kategorii.
Case - zastosowanie AI do księgowania wpływów
Opis problemu
Przyjrzyjmy się hipotetycznej firmie TransLine, która zajmuje się transportem krajowym. Ze względu na dużą liczbę zleceń, TransLine otrzymuje dziesiątki przelewów dziennie od różnych klientów. Ręczne księgowanie każdego wpływu to ogromne wyzwanie dla działu księgowości.
Dodatkowo, opisy przelewów nie zawsze są jednoznaczne - niektórzy klienci podają numer faktury, inni nazwę zlecenia, a jeszcze inni dodatkowe, nieistotne informacje. Powoduje to czasem pomyłki przy ręcznym księgowaniu i konieczność późniejszego wyjaśniania niezgodności.
Księgowanie wpływów za pomocą GPT-4
TransLine postanowiła wdrożyć system automatycznego księgowania wpływów oparty o model GPT-4. Wybór padł na ten model ze względu na jego doskonałe możliwości przetwarzania języka naturalnego i rozumienia kontekstu.
W pierwszym kroku, dane o wpływach są pobierane z systemu bankowego firmy za pomocą API. Następnie, opisy transakcji są analizowane przez GPT-4, który wyodrębnia kluczowe informacje, takie jak numer faktury, nazwę klienta czy kwotę. Na podstawie tych danych, wpływ jest automatycznie przypisywany do odpowiedniej faktury w systemie księgowym (np. w Excelu).
Jeśli GPT-4 nie jest w stanie jednoznacznie przyporządkować wpływu (np. przez brak numeru faktury), transakcja jest oznaczana jako wymagająca manualnej weryfikacji przez księgowego. Dzięki temu, uwaga zespołu księgowości koncentruje się tylko na nietypowych przypadkach, a nie na rutynowym księgowaniu.
Algorytm rozwiązania przy użyciu GPT-4
Oto jak krok po kroku wygląda proces automatycznego księgowania wpływów w TransLine:
- Pobranie danych o transakcjach z banku poprzez API i zapisanie ich w Google Sheets.
- Uruchomienie zapytania do GPT-4 dla każdej transakcji, podając opis wpłaty jako prompt.
- Analiza odpowiedzi GPT-4 i wyodrębnienie kluczowych informacji - numeru faktury, nazwy klienta, kwoty.
- Wyszukanie odpowiadającej faktury po numerze w arkuszu "Faktury" w Google Sheets.
- Jeśli faktura istnieje, zapisanie wpłaty jako "Zapłacona" i uzupełnienie daty oraz kwoty wpłaty.
- Jeśli GPT-4 nie znalazł numeru faktury lub wystąpiły inne wątpliwości, oznaczenie wpłaty jako "Do weryfikacji".
- Wysłanie powiadomienia na Slacka do działu księgowości o wpłatach wymagających sprawdzenia.
- Wygenerowanie dziennego raportu z zapisami księgowymi i wysyłka na maila do działu księgowości.
Cały proces jest zautomatyzowany przy użyciu Zapiera, który łączy API banku, Google Sheets, GPT-4 i Slacka. Księgowi otrzymują gotowe zestawienie zaksięgowanych wpłat i mogą skupić się na weryfikacji tylko tych transakcji, których system nie potrafił jednoznacznie przypisać.
Wdrożenie takiego systemu to ogromna oszczędność czasu i zwiększenie dokładności księgowania wpływów.
Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do księgowania wpływów
Automatyzacja księgowania wpływów z pomocą sztucznej inteligencji niesie ze sobą wiele korzyści dla firmy. Przede wszystkim, znacząco redukuje czas potrzebny na ręczne przetwarzanie każdej transakcji. Pozwala to pracownikom działu księgowości skoncentrować się na bardziej strategicznych i analitycznych zadaniach.
Ponadto, dzięki konsekwentnemu stosowaniu reguł przez AI, minimalizowane jest ryzyko pomyłek i niezgodności. System nie pominie żadnej transakcji i zawsze zastosuje te same kryteria przy księgowaniu. Prowadzi to do wyższej jakości danych księgowych i ułatwia późniejsze uzgodnienia i audyty.
Inne zalety automatyzacji księgowania wpływów to:
- Skrócenie czasu oczekiwania na zaksięgowanie wpłaty i przypisanie jej do faktury.
- Możliwość szybkiego generowania raportów i podglądów stanu rozliczeń z klientami.
- Zmniejszenie kosztów operacyjnych działu księgowości.
- Lepsza skalowalność procesu przy wzroście liczby transakcji.
Wdrożenie AI do księgowania wpływów to inwestycja, która szybko się zwraca. Proces staje się bardziej efektywny, dokładny i skalowalny. A zespół księgowości zyskuje więcej czasu na zadania, w których człowiek jest niezastąpiony - planowanie, analizę i wsparcie biznesowe.