AI do należności: Jak wykorzystać AI do automatyzacji przetwarzania faktur


OPUBLIKOWANO: 13 czerwca 2024

AI i automatyzacja mogą zrewolucjonizować proces przetwarzania faktur. Dzięki zaawansowanym algorytmom rozpoznawania tekstu i uczenia maszynowego, możliwe jest automatyczne wyodrębnianie kluczowych informacji z faktur, ich kategoryzacja oraz integracja z systemami księgowymi i płatniczymi firmy. To oszczędza czas, redukuje błędy i usprawnia proces zarządzania należnościami.



Jak użyć AI oraz automatyzację do automatyzacji przetwarzania faktur

Wyobraź sobie, że Twoja firma otrzymuje setki faktur miesięcznie od różnych dostawców. Ręczne przetwarzanie każdej z nich zajmuje mnóstwo czasu i jest podatne na błędy. Tu właśnie z pomocą przychodzi sztuczna inteligencja i automatyzacja.

Dzięki zastosowaniu algorytmów rozpoznawania tekstu (OCR), system AI może automatycznie wyodrębnić kluczowe informacje z faktur, takie jak data, numer faktury, dane dostawcy i kwoty. Następnie, wykorzystując techniki przetwarzania języka naturalnego (NLP), AI analizuje i kategoryzuje faktury według zdefiniowanych reguł.

Kolejnym krokiem jest integracja systemu AI z narzędziami, których już używasz, takimi jak Google Sheets czy Airtable. Za pomocą no-code tools jak Make lub Zapier, dane z faktur mogą być automatycznie przenoszone do odpowiednich arkuszy czy baz danych. To eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych i minimalizuje ryzyko pomyłek.

Automatyzacja przetwarzania faktur to jednak dopiero początek. AI może również wspierać monitorowanie płatności i analizę wzorców płatniczych klientów. Dzięki temu łatwiej identyfikować opóźnienia i podejmować odpowiednie działania, aby zapewnić płynność finansową firmy.

Case - zastosowanie AI do automatyzacji przetwarzania faktur

Opis problemu

Przyjrzyjmy się firmie TechSolutions, średniej wielkości przedsiębiorstwu świadczącemu usługi IT. Wraz z rozwojem działalności, liczba otrzymywanych faktur od dostawców sprzętu, oprogramowania i usług znacząco wzrosła. Ręczne przetwarzanie każdej faktury stało się czasochłonne i podatne na błędy.

Główne wyzwania, z którymi mierzyła się firma, to:

  • Duża ilość czasu poświęcana na ręczne wprowadzanie danych z faktur do systemu księgowego
  • Błędy w przepisywaniu kwot, numerów faktur czy danych dostawców
  • Trudności z kategoryzacją i przypisywaniem faktur do odpowiednich projektów czy działów
  • Opóźnienia w realizacji płatności wynikające z czasochłonnego przetwarzania

Napisz do nas jeżeli chcesz wdrożyć AI w swojej firmie

Automatyzacja przetwarzania faktur za pomocą GPT-4, Claude 3, Llama 3

Aby rozwiązać te problemy, TechSolutions postanowiło wdrożyć system automatyzacji przetwarzania faktur oparty na GPT-4. Wybór ten podyktowany był zaawansowaniem GPT-4 w rozumieniu języka naturalnego i generowaniu tekstu.

System działa w następujący sposób: faktury otrzymywane mailem trafiają do dedykowanej skrzynki w Gmail. Za pomocą Zapier, każdy nowy e-mail z fakturą jest automatycznie wysyłany do API GPT-4. Tam, dzięki zdolnościom przetwarzania języka naturalnego, GPT-4 "czyta" fakturę, wyodrębniając kluczowe informacje. Następnie generuje podsumowanie danych z faktury i kategoryzuje ją według zdefiniowanych reguł.


Zastosowanie GPT-4 pozwoliło na stworzenie wysoce intuicyjnego systemu, który "rozumie" faktury niemal tak, jak robiłby to człowiek.

Przetworzone dane są następnie przesyłane do Google Sheets, gdzie uzupełniane są odpowiednie arkusze. Dodatkowo, na podstawie terminu płatności, Zapier tworzy wydarzenie w Google Calendar, aby ułatwić monitorowanie zbliżających się płatności.

Algorytm rozwiązania przy użyciu GPT-4, Claude 3, Llama 3

Oto krok po kroku, jak działa zautomatyzowany system przetwarzania faktur oparty na GPT-4:

  1. Faktura trafia na dedykowaną skrzynkę e-mail w Gmail
  2. Zapier wykrywa nową wiadomość z fakturą i wysyła ją do API GPT-4
  3. GPT-4 analizuje treść faktury, wyodrębniając dane jak numer, data, dostawca, kwoty itp.
  4. Na podstawie treści faktury, GPT-4 kategoryzuje ją według zdefiniowanych reguł (np. sprzęt IT, oprogramowanie, usługi)
  5. GPT-4 generuje podsumowanie danych z faktury w ustrukturyzowanym formacie
  6. Zapier odbiera podsumowanie i zapisuje dane w odpowiednich arkuszach Google Sheets
  7. Na podstawie terminu płatności, Zapier tworzy wydarzenie w Google Calendar jako przypomnienie
  8. Oryginał faktury jest zapisywany w dedykowanym folderze na Google Drive do archiwizacji

Dzięki temu procesowi, faktura jest automatycznie przetwarzana od momentu otrzymania do zaksięgowania i zaplanowania płatności, bez konieczności ręcznej interwencji. System oparty na GPT-4 zastępuje żmudną pracę manualną, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko błędu ludzkiego.

Warto zaznaczyć, że choć system jest w dużej mierze zautomatyzowany, to nadal wymaga pewnego nadzoru. Zespół finansowy powinien regularnie przeglądać i weryfikować przetworzone faktury, aby upewnić się, że wszystko działa jak należy. Jednak w porównaniu z w pełni ręcznym procesem, jest to znacząca oszczędność czasu i poprawa wydajności.

Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do automatyzacji przetwarzania faktur

Wdrożenie systemu automatyzacji przetwarzania faktur opartego na AI może przynieść firmie szereg wymiernych korzyści. Pomyśl o czasie, który Twoi pracownicy poświęcają na ręczne wprowadzanie danych z faktur. Z AI mogą skupić się na zadaniach, które wymagają kreatywności i strategicznego myślenia.

Automatyzacja oznacza też mniej błędów. Pomyłki w numerach faktur czy kwotach mogą prowadzić do komplikacji z dostawcami i problemów z płynnością. AI minimalizuje ryzyko takich błędów, zapewniając większą dokładność danych.

Wypróbuj różne modele AI

Wreszcie, dzięki szybszemu przetwarzaniu faktur, firma może uniknąć opóźnień w płatnościach i związanych z tym kar umownych. Terminowe regulowanie zobowiązań to nie tylko oszczędność, ale też lepsza reputacja wśród dostawców.

Oczywiście, wdrożenie AI wymaga pewnych inwestycji - w technologię, szkolenia, być może wsparcie ekspertów. Jednak w dłuższej perspektywie, korzyści z automatyzacji mogą znacznie przewyższyć te początkowe koszty. Oszczędność czasu, redukcja błędów, lepsza kontrola nad przepływem gotówki - to argumenty, które przemawiają za wykorzystaniem potencjału AI w procesach biznesowych, takich jak przetwarzanie faktur.