OPUBLIKOWANO: 13 czerwca 2024
Wyobraź sobie, że Twoja firma może zautomatyzować monitorowanie płatności klientów dzięki AI. Koniec z ręcznym sprawdzaniem, upominaniem i stresem. AI analizuje historię, przewiduje opóźnienia i podpowiada, kiedy i jak reagować. Brzmi jak marzenie? Z odpowiednimi narzędziami to możliwe!
Jak użyć AI oraz automatyzację do monitorowania płatności klientów
Wyobraź sobie, że Twoja firma nie musi już ręcznie śledzić, czy klienci płacą na czas. Koniec z żmudnym przeszukiwaniem Excela, wysyłaniem ponagleń i martwieniem się o płynność finansową. AI może zautomatyzować ten proces, analizując historię płatności, przewidując potencjalne opóźnienia i podpowiadając, kiedy i jak zareagować.
Jak to działa w praktyce? AI łączy dane z różnych źródeł - faktur w Wordzie, płatności w Excelu, maili w Outlooku - i analizuje wzorce. Rozpoznaje, którzy klienci zwykle płacą terminowo, a którzy mają tendencję do opóźnień. Na podstawie tych informacji przewiduje, czy dana faktura zostanie opłacona na czas i podpowiada, jakie działania podjąć - od delikatnego przypomnienia po ostrzejsze upomnienia. A wszystko to dzieje się automatycznie, bez Twojego udziału!
Brzmi skomplikowanie? Wcale nie musi takie być. Dzięki narzędziom low-code jak Zapier automatyzacja przetwarzania faktur i płatności jest w zasięgu ręki nawet dla nietechnicznych użytkowników. Wystarczy zaprogramować proste reguły typu "jeśli faktura jest po terminie, wyślij maila z przypomnieniem" i voilà - Twój własny AI asystent do należności jest gotowy!
Case - zastosowanie AI do monitorowania płatności klientów
Opis problemu
Wyobraź sobie firmę Szybka Przesyłka - średniej wielkości przedsiębiorstwo kurierskie. Mają setki klientów i tysiące faktur miesięcznie. Śledzenie, kto zapłacił, a kto zalega, zajmuje pracownikom księgowości mnóstwo czasu. Często przypomnienia wysyłane są za późno albo wcale, co prowadzi do problemów z płynnością.
Szybka Przesyłka potrzebuje rozwiązania, które odciąży zespół od żmudnego sprawdzania płatności i pomoże utrzymać regularny przepływ gotówki. Tutaj z pomocą przychodzi AI. Firma postanowiła wdrożyć system, który automatycznie analizuje historię płatności klientów, przewiduje opóźnienia i podpowiada, kiedy wysłać upomnienia. Jak to osiągnęli?
Monitorowanie płatności klientów za pomocą GPT-4
Kluczem do sukcesu okazał się GPT-4 - potężny model przetwarzania języka naturalnego. Dzięki zdolności analizowania i rozumienia tekstu, GPT-4 potrafi wyciągać istotne informacje z dokumentów takich jak faktury czy maile. Rozpoznaje daty, kwoty, numery faktur i statusy płatności. Potrafi też interpretować ton wiadomości - czy klient obiecuje przelew, czy może wykręca się od płacenia.
Szybka Przesyłka używa Worda do wystawiania faktur i Outlooka do komunikacji z klientami. Dane o zrealizowanych płatnościach trafiają do Excela. GPT-4, za pośrednictwem Zapiera, łączy się z tymi aplikacjami, pobiera potrzebne informacje i buduje kompleksowy obraz sytuacji każdego klienta. Na tej podstawie ocenia prawdopodobieństwo opóźnienia i sugeruje odpowiednie działania.
GPT-4 stał się wirtualnym asystentem działu należności - wytrwale monitoruje płatności, przewiduje problemy i reaguje, zanim staną się poważne. A zespół może skupić się na budowaniu relacji z klientami.
Algorytm rozwiązania przy użyciu GPT-4
Jak wygląda proces monitorowania płatności krok po kroku? Oto algorytm, jaki wykorzystała Szybka Przesyłka:
1. Zapier codziennie pobiera z Outlooka nowe faktury i zapisuje ich szczegóły (numer, data wystawienia, termin płatności, kwota, dane klienta) w Excelu.
2. Zapier sprawdza w Excelu, czy widnieją płatności za daną fakturę. Jeśli tak, oznacza fakturę jako opłaconą.
3. Dla nieopłaconych faktur Zapier wysyła zapytanie do GPT-4, podając historię płatności klienta i treść ostatniej komunikacji.
4. GPT-4 analizuje dane i ocenia prawdopodobieństwo opóźnienia w skali od 1 do 5. Dla faktur po terminie przypisuje kategorię ryzyka: niskie, średnie, wysokie.
5. W zależności od prawdopodobieństwa/kategorii ryzyka GPT-4 generuje odpowiednią treść przypomnienia - od delikatnej notki po stanowcze wezwanie do zapłaty.
6. Zapier automatycznie wysyła przypomnienia do klientów przez Outlooka i aktualizuje status faktury w Excelu.
7. W przypadku braku reakcji po ustalonym czasie, GPT-4 eskaluje sprawę, np. sugerując kontakt telefoniczny lub wpis do rejestru dłużników i proces się powtarza.
Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do monitorowania płatności klientów
Wdrożenie GPT-4 do monitorowania należności okazało się strzałem w dziesiątkę dla Szybkiej Przesyłki. Czas poświęcany na śledzenie płatności spadł o 70%, a okres oczekiwania na zapłatę skrócił się średnio o 10 dni. Dzięki temu firma znacząco poprawiła płynność finansową i może śmielej inwestować w rozwój.
AI nie tylko odciąża pracowników od nudnych zadań, ale też pomaga utrzymać dobre relacje z klientami. Zamiast zalewać ich masą standardowych monitów, GPT-4 dostosowuje komunikację do sytuacji, brzmienie profesjonalnie i uprzejmie. Klienci czują się traktowani indywidualnie i chętniej współpracują w kwestii płatności.
Podsumowując, główne korzyści z wykorzystania AI do monitorowania płatności to:
- Automatyzacja żmudnych zadań i oszczędność czasu
- Lepsza kontrola nad płynnością finansową firmy
- Szybsza reakcja na opóźnienia i mniejsze ryzyko niepożądanych należności
- Spersonalizowana komunikacja z klientem i poprawa relacji
- Więcej czasu i środków na strategiczne działania i rozwój biznesu