AI do księgowości środków trwałych: Jak wykorzystać AI do zarządzania dokumentacją środków trwałych


OPUBLIKOWANO: 18 czerwca 2024

AI i automatyzacja mogą zrewolucjonizować zarządzanie dokumentacją środków trwałych, usprawniając procesy, minimalizując błędy i oszczędzając czas. Inteligentne systemy mogą analizować dane, generować raporty i przewidywać potencjalne problemy, zapewniając firmom lepszą kontrolę nad ich aktywami.



Jak użyć AI oraz automatyzację do zarządzania dokumentacją środków trwałych

Wyobraź sobie, że masz w swojej firmie setki, a może nawet tysiące środków trwałych - od komputerów, przez maszyny produkcyjne, po samochody służbowe. Każdy z nich ma swoją dokumentację, historię napraw, amortyzację... Ogarnięcie tego wszystkiego tradycyjnymi metodami to istna droga przez mękę, prawda? I tu z pomocą przychodzi sztuczna inteligencja oraz automatyzacja!

AI może przeanalizować całą dokumentację związaną ze środkami trwałymi, wyciągnąć najważniejsze informacje i przedstawić je w przejrzystej formie. Automatyzacja z kolei zadba o to, by dane zawsze były aktualne - np. system sam pobierze faktury za naprawy z twojej skrzynki mailowej i zaktualizuje odpowiednie rekordy w bazie. Żmudne przeglądanie papierów odejdzie w zapomnienie, a ty będziesz mieć więcej czasu na rozwój biznesu.

Pewnie zastanawiasz się, jak to wszystko wygląda w praktyce? Spokojnie, zaraz przejdziemy do konkretnego przykładu. Ale najpierw chcę, żebyś zrozumiał ogólną ideę - AI i automatyzacja to nie science-fiction, tylko realne narzędzia, które mogą usprawnić zarządzanie dokumentacją w twojej firmie. Brzmi nieźle, co?


Case - zastosowanie AI do zarządzania dokumentacją środków trwałych


Opis problemu

Poznaj firmę Motopol - średniej wielkości przedsiębiorstwo zajmujące się produkcją części samochodowych. Jak większość produkcyjnych biznesów, Motopol ma na stanie sporą ilość środków trwałych - maszyny, urządzenia, zestawy komputerowe, samochody dostawcze itd. Dokumentacji z tym związanej jest bez liku.

Dotychczas wszystkie faktury, umowy serwisowe, karty gwarancyjne itp. były przechowywane w segregatorach. Kiedy trzeba było coś znaleźć, pracownicy działu księgowego tracili mnóstwo czasu na przekopywanie stosów papieru. Comiesięczne naliczanie amortyzacji to był istny koszmar, o sprawdzaniu terminów przeglądów nie wspominając. Chaos i spóźnione raporty stały się chlebem powszednim.

Napisz do nas jeżeli chcesz wdrożyć AI w swojej firmie

Zarządzanie dokumentacją środków trwałych za pomocą ChatGPT z Code Interpreter oraz GPT-4

Rozwiązaniem problemu Motopolu okazało się wdrożenie systemu AI opartego na ChatGPT z Code Interpreter oraz GPT-4 z możliwością wykonywania programów i dostępem do bibliotek machine learningowych. Głównym zadaniem tego systemu jest klasyfikacja dokumentów oraz wyciąganie z nich kluczowych informacji.

Pomyśl - dzięki ChatGPT system rozumie kontekst i znaczenie poszczególnych dokumentów. Wie, czym różni się faktura od umowy leasingu i potrafi wyłuskać z nich np. numery seryjne urządzeń, daty przeglądów czy kwoty do zaksięgowania. Code Interpreter z kolei pozwala przekształcić te dane w odpowiedni format i zapisać w bazie. A GPT-4 nadzoruje cały proces i komunikuje się z użytkownikami w naturalny sposób.


AI rozwiązuje problemy, o których istnieniu nawet nie wiedziałeś. To jak zatrudnienie niezmordowanego, superinteligentnego księgowego.


Algorytm rozwiązania przy użyciu ChatGPT z Code Interpreter oraz GPT-4

A teraz zobaczmy, jak w praktyce działa nasz inteligentny system zarządzania dokumentacją środków trwałych. Oto krok po kroku, co się wydarzy po wpłynięciu nowego dokumentu:

1. Użytkownik dodaje skan faktury zakupu nowej drukarki przemysłowej do folderu "Nowe dokumenty" na Google Drive.

2. Zapier, zintegrowany z Google Drive przez API, wykrywa nowy plik i uruchamia workflow.

3. Zapier wysyła dokument do ChatGPT, który analizuje jego treść i stwierdza, że to faktura zakupowa za środek trwały.

4. ChatGPT wyciąga z faktury kluczowe dane: nazwę urządzenia, numer seryjny, cenę netto, VAT, datę zakupu itp. Code Interpreter zapisuje te informacje w ustrukturyzowanym formacie (np. JSON).

5. Dane trafiają do GPT-4, który sprawdza, czy dane urządzenie istnieje już w bazie środków trwałych w Airtable. Jeśli nie, tworzy nowy rekord z odpowiednimi polami.

6. GPT-4 generuje kompletny zapis księgowy dotyczący zakupu środka trwałego i amortyzacji, a Code Interpreter wysyła go do systemu ERP firmy.

7. GPT-4 tworzy też harmonogram przeglądów i ubezpieczeń dla nowego urządzenia w oparciu o informacje z faktury i dane historyczne podobnych środków w bazie.

8. Zapier przenosi oryginalny skan faktury do archiwum na Google Drive i aktualizuje link do niego w rekordzie środka trwałego w Airtable.

9. Cały proces kończy powiadomienie na Slacku dla głównej księgowej z podsumowaniem działań podjętych przez AI.

Kluczowe w całym procesie jest inteligentne połączenie różnych narzędzi i technologii AI:

  • Google Drive do przechowywania dokumentów
  • Zapier do automatyzacji przepływu pracy
  • ChatGPT do analizy i zrozumienia treści dokumentów
  • Code Interpreter do przekształcania danych
  • GPT-4 do podejmowania decyzji i komunikacji
  • Airtable jako baza danych
  • System ERP do księgowości
  • Slack do powiadomień

Dzięki takiemu stackowi technologicznemu, żmudny i podatny na błędy proces zarządzania dokumentami staje się w pełni zautomatyzowany i praktycznie bezobsługowy. Dane w systemach firmy zawsze są aktualne, a pracownicy księgowości mogą zająć się bardziej strategicznymi zadaniami. Brzmi jak marzenie, prawda?


Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do zarządzania dokumentacją środków trwałych

Wdrożenie AI do zarządzania dokumentacją środków trwałych to nie tylko oszczędność czasu i nerwów księgowych. To także wymierne korzyści finansowe dla firmy. Pomyśl tylko - brak opóźnień w amortyzacji, zawsze aktualne dane do podatkowych rozliczeń, minimalne ryzyko błędów... Ile pieniędzy i problemów z urzędem skarbowym można w ten sposób zaoszczędzić?

A to dopiero początek. AI analizując dane o środkach trwałych może dostarczyć cennych biznesowych insightów. Na przykład wskazać, które maszyny generują najwięcej kosztów serwisowych i kiedy opłaca się je wymienić na nowe. Albo przewidzieć, jakie będą przyszłe potrzeby inwestycyjne firmy. Takie informacje to niezwykle cenna wiedza dla zarządu i działu finansów.

Wypróbuj różne modele AI

Podsumowując, AI w zarządzaniu dokumentacją środków trwałych to nie tylko automatyzacja nudnych procesów. To też szansa na zdobycie przewagi konkurencyjnej dzięki lepszemu wykorzystaniu danych. Warto więc rozważyć taki projekt w swojej firmie, bo korzyści mogą być naprawdę imponujące. Oczywiście wdrożenie AI to nie jest prosty proces, ale przy dobrej strategii i wsparciu ekspertów, zdecydowanie warto podjąć to wyzwanie. Przyszłość księgowości zaczyna się właśnie teraz!