OPUBLIKOWANO: 18 czerwca 2024
Ewidencja środków trwałych to żmudny proces. AI i automatyzacja mogą znacząco ułatwić to zadanie, eliminując ręczne wprowadzanie danych, automatyzując amortyzację i generując raporty. Poznaj, jak AI usprawnia księgowanie środków trwałych i jakie korzyści przynosi firmom.
Jak użyć AI oraz automatyzację do ewidencji środków trwałych
Wyobraź sobie, że Twoja firma posiada setki, a może nawet tysiące środków trwałych - maszyn, urządzeń, pojazdów, budynków. Każdy z nich trzeba wprowadzić do ewidencji, zapisać jego wartość początkową, ustalić stawkę amortyzacji, a potem co miesiąc naliczać odpisy amortyzacyjne. To żmudna, powtarzalna praca, która zajmuje mnóstwo czasu. Ale czy musi tak być?
Tutaj z pomocą przychodzi sztuczna inteligencja i automatyzacja. Dzięki nim możesz znacząco usprawnić proces ewidencji środków trwałych. AI potrafi odczytać dane z faktur zakupowych i automatycznie wprowadzić je do systemu. Może też sama ustalić stawkę amortyzacji na podstawie typu środka trwałego i jego przewidywanego okresu użytkowania. A co miesiąc, zamiast ręcznie naliczać odpisy, możesz to zadanie powierzyć automatyzacji. Brzmi nieźle, prawda?
Zastanawiasz się pewnie, jak to wszystko działa w praktyce. Nie martw się, za chwilę Ci to dokładnie wyjaśnię na przykładzie pewnej firmy. Poznasz krok po kroku, jak wdrożyć AI do ewidencji środków trwałych i jakie korzyści może to przynieść Twojemu biznesowi. Gotowy? To zaczynamy!
Case - zastosowanie AI do ewidencji środków trwałych
Opis problemu
Firma TransportPol to średniej wielkości przedsiębiorstwo zajmujące się transportem drogowym. Posiada ona sporą flotę pojazdów - ciężarówki, naczepy, wózki widłowe. Każdy z tych środków trwałych trzeba ująć w ewidencji, naliczyć od niego amortyzację, monitorować jego stan techniczny. Dotychczas wszystkim zajmował się dział księgowości, co było czasochłonne i podatne na błędy. Prezes TransportPol postanowił to zmienić.
Wyzwaniem było znalezienie sposobu na automatyzację procesu ewidencji setek środków trwałych, tak aby odciążyć księgowość, zminimalizować ryzyko pomyłek i mieć stały dostęp do aktualnych danych o stanie majątku firmy. Czy AI mogła w tym pomóc? Okazało się, że jak najbardziej tak.
Ewidencja środków trwałych za pomocą GPT-4
TransportPol zdecydował się na wdrożenie modelu GPT-4, który świetnie radzi sobie z zadaniami przetwarzania języka naturalnego. Dlaczego akurat ten model? Faktura zakupowa środka trwałego zawiera wiele danych opisowych - nazwę środka, jego parametry, przeznaczenie. GPT-4 potrafi te informacje odczytać, zinterpretować i wyciągnąć z nich kluczowe dane potrzebne do ewidencji.
Ale to nie wszystko. GPT-4 jest w stanie generować opisy środków trwałych, sugerować stawki amortyzacji na podstawie typu środka i jego cech, a nawet tworzyć automatyczne wpisy w księdze inwentarzowej. Działa tu trochę jak bardzo zaawansowany asystent księgowego, który znacząco przyspiesza i ułatwia cały proces ewidencji.
Żeby maksymalnie wykorzystać potencjał GPT-4, TransportPol połączył go z narzędziami, których już używał. Za pomocą Zapier zintegrował GPT-4 z Excelem, gdzie prowadzona była ewidencja oraz z Outlookiem, skąd AI pobierała faktury zakupowe. W ten sposób stworzył kompleksowy system do zarządzania środkami trwałymi.
Algorytm rozwiązania przy użyciu GPT-4
Przejdźmy teraz do sedna, czyli jak dokładnie wygląda proces ewidencji środka trwałego z wykorzystaniem GPT-4. Oto krok po kroku, co się dzieje:
1. Faktura zakupu środka trwałego trafia na firmową skrzynkę e-mail w Outlooku.
2. Zapier pobiera załącznik z fakturą i przesyła go do GPT-4 przez API.
3. GPT-4 analizuje treść faktury, wyciąga kluczowe dane: nazwę środka, wartość netto i brutto, datę zakupu itp.
4. Na podstawie nazwy i opisu środka GPT-4 określa jego typ (np. środek transportu) i sugeruje stawkę amortyzacji.
5. GPT-4 generuje też krótki opis środka i wpis do księgi inwentarzowej.
6. Zapier pobiera dane dostarczone przez GPT-4 i wprowadza je do odpowiednich kolumn w Excelu z ewidencją środków trwałych.
7. Co miesiąc Zapier uruchamia skrypt Excela, który nalicza odpisy amortyzacyjne dla wszystkich środków w ewidencji.
I to właściwie cały proces. Dzięki automatyzacji i wykorzystaniu AI to, co kiedyś zajmowało godziny i wymagało ręcznej pracy, teraz dzieje się w tle, bez udziału człowieka. Księgowi mogą skupić się na analizie i kontroli, zamiast żmudnego wprowadzania danych.
Połączenie automatyzacji i sztucznej inteligencji to prawdziwa rewolucja w księgowości środków trwałych.
Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do ewidencji środków trwałych
Wdrożenie AI do ewidencji środków trwałych niesie ze sobą wiele wymiernych korzyści dla firmy. Przede wszystkim oszczędza czas i pieniądze. Proces jest w dużej mierze zautomatyzowany, więc pracownicy księgowości mogą zająć się innymi, bardziej strategicznymi zadaniami. Mniej czasu poświęconego na ręczne wprowadzanie danych to także mniej pomyłek i błędów, które mogą słono kosztować.
AI daje też dostęp do aktualnych i wiarygodnych danych o środkach trwałych. W każdej chwili można sprawdzić ich wartość, stopień zamortyzowania, przewidywaną datę wymiany. To cenne informacje dla zarządzania finansami i planowania inwestycji. Dzięki temu firma może podejmować lepsze decyzje biznesowe.
Podsumowując korzyści z AI w ewidencji środków trwałych:
- Automatyzacja żmudnych, powtarzalnych zadań
- Oszczędność czasu i zasobów ludzkich
- Minimalizacja ryzyka błędów i pomyłek
- Dostęp do aktualnych i rzetelnych danych o środkach trwałych
- Lepsza kontrola nad majątkiem firmy
- Wsparcie w podejmowaniu decyzji inwestycyjnych