OPUBLIKOWANO: 18 czerwca 2024
AI i automatyzacja mogą zrewolucjonizować zarządzanie dokumentacją projektową w księgowości. Wykorzystanie tych technologii pozwoli na efektywniejsze przetwarzanie faktur, monitorowanie wydatków oraz usprawnienie procesów. Dzięki temu firmy zaoszczędzą czas i zredukują ryzyko błędów.
- Jak użyć AI oraz automatyzację do zarządzania dokumentacją projektową
- Case - zastosowanie AI do zarządzania dokumentacją projektową
- Opis problemu
- Zarządzanie dokumentacją projektową za pomocą GPT-4
- Algorytm rozwiązania przy użyciu GPT-4
- Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do zarządzania dokumentacją projektową
Jak użyć AI oraz automatyzację do zarządzania dokumentacją projektową
Zarządzanie dokumentacją projektową może być czasochłonne i narażone na błędy ludzkie. Pomyśl, ile czasu Twoi księgowi spędzają na ręcznym wprowadzaniu danych z faktur czy monitorowaniu wydatków. A co jeśli powiem Ci, że AI i automatyzacja mogą im w tym pomóc?
Wyobraź sobie, że Twoja firma wdraża system, który wykorzystuje przetwarzanie języka naturalnego do automatycznego odczytywania danych z faktur. Informacje takie jak kwoty, daty czy kontrahenci są wyciągane i wprowadzane do Excela lub innego systemu księgowego. To oszczędza mnóstwo czasu i minimalizuje ryzyko pomyłek.
A co z monitorowaniem wydatków? Tutaj z pomocą przychodzi automatyzacja opartą na regułach. System może na bieżąco śledzić koszty projektów i alertować, gdy zbliżają się do budżetu. Możesz też użyć AI do predykcji przyszłych wydatków na podstawie historycznych danych.
Case - zastosowanie AI do zarządzania dokumentacją projektową
Opis problemu
Firma BudoTech zajmuje się zarządzaniem projektami budowlanymi. Przy każdym projekcie generowana jest ogromna ilość dokumentacji - oferty, umowy, faktury, raporty etc. Ręczne przetwarzanie i organizowanie tych dokumentów zajmuje mnóstwo czasu pracownikom działu księgowego.
Dodatkowo, monitorowanie wydatków projektowych jest trudne, bo dane są rozproszone w różnych plikach i systemach. Zdarza się, że koszty wymykają się spod kontroli i przekraczają budżet. BudoTech potrzebuje rozwiązania, które zautomatyzuje zarządzanie dokumentacją i pozwoli na bieżąco śledzić wydatki.
Zarządzanie dokumentacją projektową za pomocą GPT-4
BudoTech decyduje się na wdrożenie systemu opartego o model GPT-4. Dlaczego akurat ten model? GPT-4 świetnie radzi sobie z przetwarzaniem języka naturalnego, a większość dokumentacji projektowej to właśnie tekst. Dzięki temu system będzie w stanie automatycznie odczytać i zrozumieć treść dokumentów.
System będzie zintegrowany z narzędziami używanymi przez BudoTech, takimi jak Google Drive do przechowywania plików i Gmail do komunikacji. Dzięki automatyzacji Zapier, dokumenty będą automatycznie przetwarzane zaraz po otrzymaniu ich na firmową skrzynkę mailową.
GPT-4 zostanie wytrenowany na historycznych danych BudoTech, aby nauczył się rozpoznawać kluczowe informacje w dokumentach - kwoty na fakturach, daty realizacji w umowach itp. Dzięki temu, będzie mógł automatycznie wyciągać te dane i wprowadzać je do Google Sheets, który służy w firmie jako główny rejestr wydatków.
System oparty o GPT-4 połączy wszystkie narzędzia używane przez dział księgowy BudoTech i zautomatyzuje czasochłonne, powtarzalne zadania.
Algorytm rozwiązania przy użyciu GPT-4
1. Nowa faktura trafia na skrzynkę mailową działu księgowego w Gmailu.
2. Zapier wykrywa fakturę i pobiera plik PDF, który jest zapisywany w wyznaczonym folderze Google Drive.
3. GPT-4 analizuje treść faktury i wyciąga kluczowe dane: kontrahent, kwota, data wystawienia, data płatności, numer faktury itp.
4. Wyciągnięte informacje są automatycznie wprowadzane do odpowiednich kolumn w Google Sheets "Rejestr faktur".
5. Na podstawie przypisanych kategorii i opisów, GPT-4 określa jakiego projektu dotyczy faktura i aktualizuje arkusz "Budżety projektów".
6. Jeśli wydatki zbliżają się do limitu budżetu, system wysyła powiadomienie na Slacku do kierownika projektu.
7. Raz w tygodniu GPT-4 generuje raport podsumowujący wydatki i przesyła go mailem do zarządu oraz działu księgowego.
Tak wygląda krok po kroku działanie systemu. Oczywiście rzeczywiste wdrożenie będzie wymagało dostosowania do specyfiki procesów w BudoTech i przetestowania różnych wariantów. Jednak ten algorytm obrazuje jak przy użyciu GPT-4 i automatyzacji Zapier można usprawnić zarządzanie dokumentacją projektową.
Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do zarządzania dokumentacją projektową
Wdrożenie systemu opartego o AI przyniesie BudoTech wymierne korzyści:
Oszczędność czasu pracowników działu księgowego:
- Automatyczne przetwarzanie faktur i wprowadzanie danych
- Eliminacja ręcznego przepisywania informacji między systemami
- Szybsze generowanie raportów
Dzięki temu księgowi będą mogli skupić się na analizie danych i optymalizacji procesów, zamiast na żmudnych, powtarzalnych czynnościach.
Automatyzacja ograniczy też ryzyko błędów, które mogą się wkraść przy ręcznym wprowadzaniu danych. A bieżące monitorowanie wydatków pozwoli uniknąć przekraczania budżetów. W efekcie firma zaoszczędzi nie tylko czas, ale i pieniądze.
Oczywiście wdrożenie AI w księgowości projektowej nie jest proste i wymaga przemyślanego podejścia. Trzeba zadbać o jakość i bezpieczeństwo danych, dostosować system do istniejących procesów, przeszkolić pracowników. Jednak potencjalne korzyści zdecydowanie przewyższają koszty i wyzwania.
Jeśli Twoja firma zmaga się z dokumentacją projektową, warto rozważyć wykorzystanie AI i automatyzacji. To inwestycja, która zwróci się w postaci oszczędności czasu i pieniędzy oraz usprawnienia procesów księgowych. Przyszłość zarządzania projektami należy do inteligentnych systemów - warto już dziś zacząć myśleć jak je wdrożyć w swojej organizacji.