OPUBLIKOWANO: 18 czerwca 2024
Automatyzacja przetwarzania faktur przy użyciu AI może znacząco usprawnić procesy księgowości projektowej. Technologie takie jak OCR, uczenie maszynowe i integracja systemów umożliwiają efektywne rozpoznawanie danych z faktur, ich kategoryzację oraz importowanie do systemów księgowych, oszczędzając czas i minimalizując błędy.
Jak użyć AI oraz automatyzację do przetwarzania faktur
Wyobraź sobie, że Twoja firma otrzymuje setki faktur miesięcznie od różnych dostawców. Ręczne przetwarzanie każdej z nich zajmuje mnóstwo czasu i jest podatne na błędy. Tutaj z pomocą przychodzi automatyzacja oparta na AI.
Pomyśl o tym jak o inteligentnym asystencie, który potrafi "przeczytać" faktury za Ciebie. Używając technik rozpoznawania tekstu (OCR), system AI może wyodrębnić kluczowe informacje z faktur, takie jak data, numer, kwota czy dane dostawcy. Następnie, dzięki uczeniu maszynowemu, AI może nauczyć się kategoryzować faktury według Twoich preferencji, np. przypisując je do odpowiednich projektów czy kont księgowych.
Ale to nie wszystko! Zautomatyzowany system może również zintegrować dane z faktur bezpośrednio z Twoim systemem księgowym lub arkuszami kalkulacyjnymi. Wyobraź sobie, że faktury są automatycznie importowane, a odpowiednie transakcje tworzone bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Oszczędza to czas i minimalizuje ryzyko pomyłek.
Case - zastosowanie AI do przetwarzania faktur
Opis problemu
Przyjrzyjmy się hipotetycznej firmie consultingowej Projektix, która zarządza licznymi projektami dla różnych klientów. Każdy projekt generuje dziesiątki faktur od podwykonawców i dostawców. Ręczne przetwarzanie tych faktur i przypisywanie ich do odpowiednich projektów w arkuszach Google Sheets zajmuje pracownikom działu księgowego wiele godzin miesięcznie i jest podatne na błędy.
Dodatkowo, brak centralnego systemu do zarządzania fakturami utrudnia monitorowanie przepływów pieniężnych i generowanie raportów finansowych dla poszczególnych projektów. Zarząd Projektix chce znaleźć rozwiązanie, które usprawni proces przetwarzania faktur i zapewni lepszą kontrolę nad finansami projektów.
Przetwarzanie faktur za pomocą GPT-4
Rozwiązaniem dla Projektix może być zautomatyzowany system oparty na AI, wykorzystujący model językowy GPT-4. System ten będzie w stanie "przeczytać" faktury przesłane przez pracowników jako pliki PDF lub zdjęcia na specjalny adres e-mail w Gmail.
GPT-4, wytrenowany na ogromnych ilościach danych tekstowych, potrafi zrozumieć strukturę i treść faktur. Może wyodrębnić kluczowe informacje, takie jak numer faktury, data wystawienia, dane dostawcy, kwota itp. Co więcej, GPT-4 może nauczyć się rozpoznawać specyficzne słownictwo i formaty faktur charakterystyczne dla branży i dostawców Projektix.
Automatyzacja przetwarzania faktur z GPT-4 to przykład, jak AI rewolucjonizuje codzienne procesy biznesowe, oszczędzając czas i zasoby.
Algorytm rozwiązania przy użyciu GPT-4
Oto jak mógłby wyglądać algorytm automatycznego przetwarzania faktur dla Projektix z wykorzystaniem GPT-4 i narzędzi no-code:
1. Pracownik otrzymuje fakturę od dostawcy i przesyła ją na dedykowany adres e-mail w Gmail.
2. Zapier monitoruje skrzynkę Gmail i po wykryciu nowej wiadomości z załącznikiem PDF lub zdjęciem, pobiera załącznik i przesyła go do GPT-4 przez API.
3. GPT-4 analizuje treść faktury, rozpoznaje i ekstrahuje kluczowe informacje (numer, data, kwota, dostawca itp.).
4. Zapier odbiera wyodrębnione dane z GPT-4 i tworzy nowy wiersz w dedykowanej tabeli w Airtable, uzupełniając odpowiednie pola.
5. Pracownik weryfikuje dane w Airtable i wybiera z listy rozwijanej projekt, którego dotyczy faktura.
6. Po zatwierdzeniu przez pracownika, Zapier eksportuje dane z Airtable do odpowiedniego arkusza Google Sheets powiązanego z danym projektem.
7. Dane o fakturze są automatycznie uwzględniane w raportach i analizach finansowych projektu w Google Sheets.
Taki zautomatyzowany proces oparty na AI znacząco redukuje czas poświęcany na ręczne przetwarzanie faktur i minimalizuje ryzyko ludzkich błędów. Integracja narzędzi, takich jak Gmail, Airtable i Google Sheets zapewnia płynny przepływ danych i ułatwia dostęp do informacji o fakturach w kontekście poszczególnych projektów.
Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do przetwarzania faktur
Wdrożenie systemu automatycznego przetwarzania faktur opartego na AI, takiego jak opisany powyżej, może przynieść firmie Projektix liczne korzyści:
Oszczędność czasu i zasobów:
- Eliminacja czasochłonnego ręcznego wprowadzania danych z faktur
- Automatyzacja żmudnych zadań, co pozwala pracownikom skupić się na wartościowszych działaniach
Ponadto, redukcja błędów ludzkich dzięki inteligentnej ekstrakcji danych przez AI przekłada się na wyższą jakość danych w systemach księgowych i raportach. Lepsza organizacja i dostępność informacji o fakturach ułatwia kontrolę finansową projektów i podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.
Podsumowując, automatyzacja przetwarzania faktur z wykorzystaniem AI to doskonały przykład, jak nowoczesne technologie mogą usprawnić procesy księgowości projektowej. Rozwiązanie łączące OCR, NLP i uczenie maszynowe z integracją popularnych narzędzi biznesowych może znacząco zoptymalizować zarządzanie fakturami, oszczędzając czas, redukując błędy i dostarczając cennych informacji do zarządzania finansami projektów.