OPUBLIKOWANO: 18 czerwca 2024
Zarządzanie dokumentacją międzynarodową w księgowości to nie lada wyzwanie. AI i automatyzacja mogą znacząco usprawnić ten proces, redukując koszty i zwiększając efektywność. Poznaj case firmy X, która wdrożyła te rozwiązania i osiągnęła imponujące rezultaty.
- Jak użyć AI oraz automatyzację do zarządzania dokumentacją międzynarodową w księgowości
- Case - zastosowanie AI do zarządzania dokumentacją międzynarodową w księgowości
- Opis problemu
- Zarządzanie dokumentacją międzynarodową za pomocą GPT-4
- Algorytm rozwiązania przy użyciu GPT-4
- Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do zarządzania dokumentacją międzynarodową w księgowości
Jak użyć AI oraz automatyzację do zarządzania dokumentacją międzynarodową w księgowości
Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę, która współpracuje z kontrahentami z różnych krajów. Każdy z nich przesyła Ci faktury, umowy i inne dokumenty w swoim języku i formacie. Ile czasu zajmuje Twoim księgowym uporządkowanie tego wszystkiego? Pewnie sporo.
A co gdyby tak AI mogła automatycznie tłumaczyć te dokumenty, wyciągać z nich kluczowe informacje i wprowadzać je do Twojego systemu księgowego? Brzmi jak science-fiction? Nic bardziej mylnego. Takie rozwiązania już istnieją i są z powodzeniem stosowane przez wiele firm.
Pomyśl, jakie korzyści dałoby Ci wdrożenie AI do zarządzania dokumentacją międzynarodową. Oszczędność czasu i pieniędzy to tylko niektóre z nich. Twoi księgowi mogliby skupić się na analizie danych zamiast na żmudnym przepisywaniu faktur. Ryzyko błędów byłoby zminimalizowane. A Ty miałbyś lepszy wgląd w kondycję finansową firmy.
Case - zastosowanie AI do zarządzania dokumentacją międzynarodową w księgowości
Opis problemu
Firma TransGlobe zajmuje się importem egzotycznych owoców z całego świata. Współpracuje z dostawcami z kilkunastu krajów, m.in. z Brazylii, Indii, Tajlandii i RPA. Każdy z nich przesyła faktury i dokumenty przewozowe w swoim języku. Księgowi TransGlobe muszą ręcznie tłumaczyć i przepisywać te dokumenty do systemu.
Proces ten jest nie tylko czasochłonny, ale też podatny na błędy. Zdarza się, że kwoty czy numery zamówień są niepoprawnie wprowadzane. Opóźnia to płatności i komplikuje uzgadnianie sald. Zarząd TransGlobe postanowił poszukać rozwiązania, które usprawni ten proces.
Zarządzanie dokumentacją międzynarodową za pomocą GPT-4
TransGlobe postanowiła wykorzystać model językowy GPT-4 do automatyzacji przetwarzania dokumentów od zagranicznych dostawców. Dlaczego akurat GPT-4? Bo to obecnie najpotężniejsze narzędzie do przetwarzania języka naturalnego. Potrafi zrozumieć kontekst, wyciągać istotne informacje i generować płynne tłumaczenia.
Firma zintegrowała GPT-4 ze swoim systemem obiegu dokumentów opartym na Google Drive oraz z systemem księgowym w chmurze. Teraz, gdy tylko dostawca prześle fakturę, GPT-4 automatycznie:
- Tłumaczy ją na język polski
- Wyciąga kluczowe dane jak kwoty, numery zamówień, daty
- Wprowadza te dane do systemu księgowego
- Generuje potwierdzenie dla dostawcy w jego języku
Cały proces trwa kilka sekund zamiast godzin jak wcześniej. Księgowi mogą łatwo zweryfikować poprawność automatycznie wprowadzonych danych. A jeśli mają wątpliwości, mogą dopytać GPT-4 o konkretne fragmenty dokumentu.
Wdrożenie GPT-4 znacznie odciążyło dział księgowości TransGlobe i wyeliminowało większość błędów w przetwarzaniu dokumentów.
Algorytm rozwiązania przy użyciu GPT-4
Oto jak wygląda proces przetwarzania zagranicznej faktury w TransGlobe po wdrożeniu GPT-4:
1. Dostawca przesyła fakturę w PDF na dedykowany adres email.
2. Skrypt automatycznie zapisuje fakturę na Google Drive i tworzy nowy rekord w Airtable.
3. Zapier pobiera PDF z Drive i przesyła do GPT-4 przez API.
4. GPT-4 analizuje fakturę, tłumaczy ją na polski i wyciąga kluczowe dane.
5. Zapier odbiera przetworzone dane i aktualizuje rekord w Airtable.
6. Zapier tworzy nową fakturę w systemie księgowym na podstawie danych z Airtable.
7. GPT-4 generuje potwierdzenie otrzymania faktury w języku dostawcy.
8. Zapier wysyła potwierdzenie do dostawcy przez Gmail.
Dzięki integracji GPT-4 z popularnymi narzędziami jak Google Drive, Airtable i Gmail, TransGlobe zautomatyzowała większość żmudnych zadań związanych z obsługą faktur zagranicznych. Teraz może skupić się na budowaniu relacji z dostawcami.
Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do zarządzania dokumentacją międzynarodową w księgowości
Przypadek TransGlobe pokazuje, jak wielki potencjał drzemie w zastosowaniu AI w księgowości międzynarodowej. Dzięki automatyzacji przetwarzania dokumentów firma zaoszczędziła czas, zredukowała koszty i poprawiła jakość danych.
Ale to tylko wierzchołek góry lodowej. AI może także pomagać w prognozowaniu przepływów pieniężnych, wykrywaniu nadużyć finansowych czy optymalizacji podatkowej. Możliwości jest naprawdę wiele. Dlatego warto śledzić rozwój tej technologii i rozważyć jej wdrożenie w swojej firmie.