OPUBLIKOWANO: 18 czerwca 2024
AI może zrewolucjonizować księgowość międzynarodową poprzez automatyzację przetwarzania transakcji. Wyobraź sobie, jak AI analizuje faktury, rozpoznaje dane i integruje je z systemami księgowymi. To oszczędza czas, redukuje błędy i ułatwia zgodność z przepisami w różnych krajach. Poznaj, jak wdrożyć AI w swojej firmie!
- Jak użyć AI oraz automatyzację do przetwarzania transakcji w księgowości międzynarodowej
- Case - zastosowanie AI do przetwarzania transakcji w księgowości międzynarodowej
- Opis problemu
- Przetwarzanie transakcji w księgowości międzynarodowej za pomocą GPT-4
- Algorytm rozwiązania przy użyciu GPT-4
- Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do przetwarzania transakcji w księgowości międzynarodowej
Jak użyć AI oraz automatyzację do przetwarzania transakcji w księgowości międzynarodowej
Wyobraź sobie, jak wiele czasu poświęcają księgowi na ręczne wprowadzanie danych z faktur i dokumentów transakcyjnych do systemów księgowych. Szczególnie w przypadku transakcji międzynarodowych, gdzie trzeba uwzględnić różne waluty, stawki VAT i regulacje prawne. To żmudny i podatny na błędy proces.
Tutaj z pomocą przychodzi sztuczna inteligencja (AI) i automatyzacja. AI może analizować faktury, rozpoznawać kluczowe dane jak kwoty, numery, daty, a następnie przekazywać je do systemów księgowych. Automatyzacja pozwala połączyć różne narzędzia jak Google Sheets, Airtable czy Slack, aby dane płynnie przepływały między nimi. W ten sposób księgowi mogą skupić się na analizie i podejmowaniu decyzji, zamiast na żmudnym wprowadzaniu danych.
Co więcej, AI może rozpoznawać język i waluty na fakturach z różnych krajów, przeliczać kwoty według aktualnych kursów i uwzględniać lokalne regulacje podatkowe. To szczególnie przydatne w księgowości międzynarodowej, gdzie transakcje obejmują wiele jurysdykcji. AI pomaga zachować zgodność z przepisami i uniknąć kosztownych błędów.
Case - zastosowanie AI do przetwarzania transakcji w księgowości międzynarodowej
Opis problemu
Poznaj firmę Globex, średniej wielkości przedsiębiorstwo handlujące z kontrahentami z całej Europy. Ich dział księgowości boryka się z natłokiem faktur w różnych językach i walutach. Ręczne wprowadzanie danych zabiera mnóstwo czasu, a błędy są nieuniknione. Dodatkowo, różnice w stawkach VAT i regulacjach podatkowych między krajami powodują częste pomyłki i niezgodności.
Dział IT Globex postanowił wdrożyć rozwiązanie AI i automatyzacji, aby usprawnić proces księgowania transakcji międzynarodowych. Ich celem jest skrócenie czasu przetwarzania faktur, zminimalizowanie błędów i zapewnienie zgodności z przepisami w każdym kraju. Chcą, aby księgowi mogli skupić się na analizie, a nie na żmudnym wprowadzaniu danych.
Przetwarzanie transakcji w księgowości międzynarodowej za pomocą GPT-4
Globex zdecydował się wykorzystać model GPT-4 ze względu na jego zaawansowane możliwości przetwarzania języka naturalnego. GPT-4 będzie analizować faktury w różnych językach, rozpoznawać kluczowe dane jak kwoty, numery, daty, a nawet przypisywać kategorie księgowe na podstawie opisu. Model będzie też rozpoznawać walutę i przeliczać kwoty na walutę bazową firmy według aktualnych kursów.
Aby zapewnić zgodność z lokalnymi regulacjami podatkowymi, GPT-4 będzie wyszukiwać numery VAT kontrahentów w bazach danych UE i sprawdzać ich poprawność. Na podstawie kraju kontrahenta i typu towaru/usługi, model będzie sugerować odpowiednią stawkę VAT i sposób rozliczenia transakcji. W razie wątpliwości, GPT-4 może zadawać dodatkowe pytania księgowym w ich naturalnym języku.
Dzięki zdolności rozumienia kontekstu i generowania odpowiedzi, GPT-4 będzie niezastąpionym "asystentem" działu księgowości Globex w przetwarzaniu transakcji międzynarodowych.
Algorytm rozwiązania przy użyciu GPT-4
Oto jak będzie wyglądał proces przetwarzania faktur międzynarodowych w Globex przy użyciu GPT-4 i automatyzacji:
- Faktury w różnych formatach (PDF, jpg, skan) będą przesyłane przez kontrahentów na dedykowanego maila Gmail.
- Zapier będzie monitorował skrzynkę i przekazywał nowe faktury do Dropbox.
- GPT-4 przeanalizuje fakturę obrazu lub PDF, rozpozna język, walutę, kwoty, numery, daty, dane kontrahenta itp. W razie potrzeby zadając pytania księgowym w Slack.
- GPT-4 wyszuka numeru VAT w bazie VIES i sprawdzi stawkę VAT, zasugeruje kategorię księgową.
- Zapier przekaże rozpoznane przez GPT-4 dane do odpowiednich kolumn w Google Sheets "Rejestr faktur".
- Przeliczenie kwot na PLN nastąpi w Google Sheets przez API z aktualnym kursem walut NBP.
- Zapier przekaże uzupełniony wiersz Google Sheets do bazy w Airtable.
- Księgowy zweryfikuje i zatwierdzi wpis w Airtable, co wywoła webhook z powrotem do Zapier.
- Zapier wygeneruje plik XML lub JSON z danymi z Airtable i prześle do systemu księgowego ERP.
Dodatkowe funkcje:
- GPT-4 może generować odpowiedzi na pytania księgowych dotyczące transakcji, regulacji podatkowych itp.
- W przypadku faktur walutowych, GPT-4 może generować dodatkowy dokument wewnętrzny w PDF z przeliczeniem na PLN wg kursu NBP.
- System będzie wysyłał powiadomienia w Slack o nowych fakturach, błędach, pytaniach do księgowych.
Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do przetwarzania transakcji w księgowości międzynarodowej
Wdrożenie GPT-4 i automatyzacji w procesie przetwarzania faktur międzynarodowych może przynieść firmie Globex wymierne korzyści:
Oszczędność czasu i kosztów:
- Automatyczne rozpoznawanie danych z faktur skróci czas poświęcany na ręczne wprowadzanie.
- Mniej błędów to mniej czasu na ich korygowanie i mniej potencjalnych kar.
- Księgowi będą mogli zająć się zadaniami o wyższej wartości, co zwiększy efektywność działu.
Zgodność z przepisami i mniej błędów:
- GPT-4 zadba o prawidłowe stawki VAT, kody transakcji, kategoryzację wg lokalnych regulacji.
- Automatyzacja wyeliminuje błędy "ludzkiego czynnika" przy wprowadzaniu danych.
- Lepsza zgodność z przepisami oznacza mniej problemów podczas kontroli i audytów.
Oczywiście, wdrożenie tego typu rozwiązania wymaga pewnych nakładów początkowych na konfigurację modelu GPT-4, integrację systemów, przeszkolenie pracowników. Jednak w dłuższej perspektywie, zautomatyzowanie przetwarzania transakcji z pewnością się opłaci. Firma Globex zyska nie tylko oszczędności finansowe, ale też spokój ducha, że ich księgowość międzynarodowa jest prowadzona efektywnie i zgodnie z przepisami.
Ważne, aby nie postrzegać AI jako zamiennika księgowych, a raczej jako ich cyfrowego asystenta. GPT-4 przejmie żmudne, powtarzalne zadania, ale to doświadczeni księgowi nadal będą podejmować kluczowe decyzje i czuwać nad poprawnością całego procesu. Tandem ludzkiej ekspertyzy i mocy obliczeniowej AI to przepis na sukces w nowoczesnej księgowości.