OPUBLIKOWANO: 13 czerwca 2024
AI i automatyzacja mogą zrewolucjonizować sprawozdawczość finansową. Dzięki nim możemy przyspieszyć przetwarzanie danych, uniknąć błędów i skupić się na analizie. Wdrożenie tych technologii to duże wyzwanie, ale korzyści są ogromne. Poznajmy case study firmy, która to zrobiła!
- Jak użyć AI oraz automatyzację do przetwarzania danych finansowych
- Case - zastosowanie AI do przetwarzania danych finansowych
- Opis problemu
- Przetwarzanie danych finansowych za pomocą GPT-4
- Algorytm rozwiązania przy użyciu GPT-4
- Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do przetwarzania danych finansowych
Jak użyć AI oraz automatyzację do przetwarzania danych finansowych
Wyobraź sobie, że jesteś księgowym w firmie, która ma mnóstwo danych finansowych do przetworzenia. Faktury, raporty, zestawienia - wszystko to musisz jakoś ogarnąć. Ręczne wprowadzanie tych informacji do Excela to koszmar, prawda? Godziny żmudnej roboty, a do tego łatwo o błędy. Tutaj z pomocą przychodzi AI i automatyzacja!
Pomyśl o takim scenariuszu - dane finansowe trafiają do chmury, powiedzmy na Dropboxa. Stamtąd, dzięki automatyzacji, wędrują prosto do silnika AI. Ten analizuje je, wyciąga potrzebne informacje i sam uzupełnia raporty w Excelu. A Ty? Ty w tym czasie możesz zająć się analizą i wyciąganiem wniosków, zamiast tracić czas na przepisywanie cyferek. Brzmi jak marzenie, co?
Oczywiście wdrożenie takiego rozwiązania to nie przelewki. Trzeba ogarniąć całą masę narzędzi i technologii. Ale spokojnie, nie musisz od razu rzucać się na głęboką wodę. Zacznij od prostych automatyzacji w Zapierze czy Make. Połącz kilka apek, których używasz na co dzień. Jak już załapiesz o co chodzi, możesz przejść do bardziej zaawansowanych rozwiązań z AI.
Case - zastosowanie AI do przetwarzania danych finansowych
Opis problemu
Poznajcie firmę Elektrobit - średniej wielkości producenta podzespołów elektronicznych. Mieli oni niezły orzech do zgryzienia jeśli chodzi o sprawozdawczość finansową. Dane z faktur, raportów i zestawień lądowały w różnych miejscach - na Dropboxie, w Excelu, Wordzie, w maiach. Totalny rozgardiasz!
Księgowi firmy tonęli w papierach i plikach. Ręczne przepisywanie danych zajmowało im masę czasu, a i tak ciągle wkradały się błędy. Zarząd nie dostawał raportów na czas, bo działy księgowości i finansów były tak przeciążone robotą, że nie wyrabiały się z terminami. Klasyczny przykład bałaganu w danych finansowych. Coś Ci to mówi, co?
Przetwarzanie danych finansowych za pomocą GPT-4
I tutaj do akcji wkracza ekipa AI! W Elektrobicie postanowili wdrożyć rozwiązanie oparte o GPT-4. Dlaczego akurat ten model? Bo jak żaden inny radzi sobie z przetwarzaniem języka naturalnego. A dane finansowe to w dużej mierze właśnie tekst - opisy na fakturach, nagłówki kolumn w raportach itp.
GPT-4 jest w stanie przeanalizować te wszystkie dokumenty, wyłuskać z nich potrzebne informacje i odpowiednio je sklasyfikować. Brzmi abstrakcyjnie? Wyobraź sobie, że dajesz GPT-4 stos faktur. Model czyta je, rozpoznaje co jest nazwą towaru, co ceną, co numerem faktury. I automatycznie uzupełnia bazę danych tymi informacjami. Proste i genialne!
Oczywiście żeby to wszystko działało, trzeba było trochę nakombinować z automatyzacją. I tu do gry wchodzi Zapier. Za jego pomocą dane finansowe z różnych źródeł trafiały do jednego miejsca, skąd mógł wziąć je GPT-4 do analizy. Technologiczny mix, który zdziałał cuda!
Algorytm rozwiązania przy użyciu GPT-4
Oto jak wyglądał cały proces przetwarzania danych finansowych w Elektrobicie:
- Wszystkie faktury i raporty lądowały na Dropboxie w odpowiednich folderach
- Zapier monitorował te foldery i jak tylko pojawiał się nowy plik, wysyłał go do silnika GPT-4
- GPT-4 analizował dokument, wyciągał z niego dane i klasyfikował je według ustalonego schematu (np. nazwa towaru, cena netto, cena brutto, NIP wystawcy itp.)
- Gotowy zestaw danych trafiał do odpowiedniej tabeli w Excelu
- Wstępnie wypełniony arkusz był automatycznie wysyłany do księgowego, który robił tylko ostateczną weryfikację i zatwierdzał dokument
Cały ten proces odbywał się praktycznie bez udziału człowieka. Księgowi zamiast ręcznie przepisywać dane, mogli zająć się analizą i wyciąganiem wniosków. Oszczędność czasu i zasobów - bezcenna!
Oczywiście zanim to wszystko zaczęło działać jak w zegarku, trzeba było sporo rzeczy poustawiać. Stworzyć odpowiednie szablony dokumentów, nauczyć GPT-4 czego ma szukać, zdefiniować reguły w Zapierze. Ale finalny efekt był tego warty. Elektrobit zyskał zautomatyzowany i praktycznie bezzałogowy system do przetwarzania danych finansowych.
Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do przetwarzania danych finansowych
Pewnie zastanawiasz się, czy gra jest warta świeczki. Czy wdrożenie AI i automatyzacji do przetwarzania danych finansowych naprawdę się opłaca? Spojrzmy jakie korzyści może przynieść taki ruch:
Przede wszystkim oszczędzasz czas i zasoby:
- Twoi pracownicy nie muszą ręcznie wprowadzać danych, co zajmuje godziny żmudnej pracy
- Unikasz błędów ludzi, które zdarzają się przy ręcznym przepisywaniu liczb i tekstu
- Działy księgowości i finansów mogą zająć się analizą, zamiast walczyć z tonami dokumentów do ogarnięcia
AI i automatyzacja pozwalają przenieść procesy przetwarzania danych finansowych na zupełnie inny poziom. To inwestycja, która zwraca się bardzo szybko!
Do tego dochodzi elastyczność i skalowalność takiego rozwiązania. Raz wdrożony system może obsługiwać rosnące wolumeny danych bez zwiększania zatrudnienia. Możliwość rozwoju firmy bez obaw o sprawozdawczość finansową - bezcenne!