OPUBLIKOWANO: 13 czerwca 2024
Zarządzanie fakturami może być czasochłonne i podatne na błędy. AI i automatyzacja mogą znacznie usprawnić ten proces, zmniejszając czas i wysiłek potrzebny do przetwarzania faktur, minimalizując błędy i zapewniając terminowe płatności.
Jak użyć AI oraz automatyzację do zarządzania fakturami
Pomyśl o tym, ile czasu Twoja firma spędza na przetwarzaniu faktur. Skanowanie, wprowadzanie danych, weryfikacja, zatwierdzanie płatności - to wszystko zajmuje cenne godziny, które mogłyby być poświęcone na inne ważne zadania. A co, gdyby istniał sposób na zautomatyzowanie tego procesu i uwolnienie tego czasu?
Tutaj wkracza sztuczna inteligencja (AI) i automatyzacja. Dzięki technologiom takim jak przetwarzanie języka naturalnego (NLP) i uczenie maszynowe, AI może analizować i wydobywać kluczowe informacje z faktur, takie jak dane dostawcy, kwoty i terminy płatności. Może następnie wprowadzać te dane do Twojego systemu księgowego, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych.
Ale to nie wszystko. AI może także weryfikować faktury pod kątem dokładności, sprawdzając, czy kwoty i szczegóły zamówienia są zgodne z Twoimi zapisami. Jeśli wykryje jakiekolwiek rozbieżności, może wysłać alert, aby ktoś mógł to sprawdzić. Może nawet użyć historycznych danych, aby przewidzieć, kiedy faktury będą wymagalne i zaplanować płatności z wyprzedzeniem.
Case - zastosowanie AI do zarządzania fakturami
Opis problemu
Wyobraź sobie firmę o nazwie TechMaster, średniej wielkości przedsiębiorstwo dostarczające rozwiązania IT dla klientów biznesowych. Z dużą liczbą projektów realizowanych jednocześnie, zespół finansowy TechMaster boryka się z przytłaczającą ilością faktur do przetworzenia każdego miesiąca.
Ręczne wprowadzanie danych z faktur do ich systemu księgowego jest czasochłonne i podatne na błędy. Weryfikacja dokładności faktur i dopasowywanie ich do odpowiednich zamówień zakupu również zajmuje dużo czasu. W rezultacie, faktury często są opłacane z opóźnieniem, powodując napięte relacje z dostawcami i potencjalne kary za opóźnione płatności.
Zarządzanie fakturami za pomocą GPT-4
Aby rozwiązać ten problem, TechMaster decyduje się na wdrożenie rozwiązania opartego na AI do zarządzania fakturami, wykorzystującego model GPT-4. Dzięki swoim zaawansowanym zdolnościom przetwarzania języka naturalnego, GPT-4 jest idealnie przystosowany do analizowania i wydobywania kluczowych informacji z faktur.
System działa poprzez skanowanie przychodzących faktur i używanie GPT-4 do wyodrębniania istotnych danych, takich jak nazwa dostawcy, numer faktury, kwota do zapłaty i termin płatności. Te informacje są następnie automatycznie wprowadzane do systemu księgowego TechMaster w Google Sheets.
Ale GPT-4 robi więcej niż tylko wyodrębnianie danych. Używa także swoich zdolności przetwarzania języka naturalnego, aby zrozumieć kontekst każdej faktury. Na przykład, jeśli faktura zawiera odniesienie do konkretnego zamówienia zakupu, GPT-4 może dopasować te informacje i sprawdzić, czy szczegóły zgadzają się. Jeśli wykryje jakiekolwiek rozbieżności, wysyła alert przez Slacka do zespołu finansowego w celu sprawdzenia.
GPT-4 wykorzystuje również historyczne dane płatności TechMaster, aby przewidzieć, kiedy faktury będą wymagalne i zaplanować płatności z wyprzedzeniem, zapewniając terminowe regulowanie należności.
Algorytm rozwiązania przy użyciu GPT-4
1. Przychodzące faktury są skanowane i przechowywane w folderze Google Drive o nazwie "Faktury do przetworzenia".
2. Zapier monitoruje folder "Faktury do przetworzenia" w poszukiwaniu nowych plików.
3. Gdy nowa faktura zostaje dodana, Zapier wysyła ją do API GPT-4 w celu analizy.
4. GPT-4 wyodrębnia kluczowe informacje z faktury, takie jak nazwa dostawcy, numer faktury, kwota do zapłaty i termin płatności.
5. GPT-4 sprawdza także, czy faktura zawiera jakiekolwiek odniesienia do zamówienia zakupu, i jeśli tak, to dopasowuje te informacje do rekordów zamówień zakupu TechMaster w Airtable.
6. Wyodrębnione dane są następnie wprowadzane przez Zapiera do arkusza Google o nazwie "Faktury", z oddzielnym wierszem dla każdej faktury.
7. Jeśli GPT-4 wykryje jakiekolwiek rozbieżności między fakturą a powiązanym zamówieniem zakupu, wysyła alert przez Slacka do kanału finansowego w celu sprawdzenia.
8. GPT-4 analizuje również historyczne dane płatności z arkusza "Faktury", aby przewidzieć, kiedy nowo dodane faktury będą wymagalne.
9. Na podstawie tych prognoz, GPT-4 generuje proponowany harmonogram płatności, który jest wysyłany przez Gmaila do zespołu finansowego do zatwierdzenia.
10. Po zatwierdzeniu, harmonogram płatności jest aktualizowany w Airtable, a płatności są inicjowane w wyznaczonych terminach.
Dzięki wdrożeniu tego rozwiązania opartego na AI, TechMaster jest w stanie znacznie zautomatyzować i usprawnić swój proces zarządzania fakturami. Czas potrzebny na przetwarzanie faktur zmniejsza się z godzin do minut, a dokładność znacznie wzrasta. Firma może teraz z łatwością nadążyć za swoimi fakturami i dokonywać płatności na czas, poprawiając relacje z dostawcami i unikając potencjalnych kar.
Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do zarządzania fakturami
Zastosowanie AI w zarządzaniu fakturami może przynieść wiele korzyści, wykraczających poza sam przypadek TechMaster. Oto kilka kluczowych zalet, które może odnieść każda firma:
Oszczędność czasu i zwiększona wydajność:
- Automatyzacja ręcznych i czasochłonnych zadań, takich jak wprowadzanie danych
- Szybsze przetwarzanie dużej ilości faktur
- Uwolnienie czasu pracowników na bardziej strategiczne zadania
Ponadto, AI może pomóc w zmniejszeniu błędów ludzkich i zwiększeniu dokładności w procesie zarządzania fakturami. Dzięki zdolności do weryfikacji faktur pod kątem dokładności i wykrywania wszelkich rozbieżności, AI może pomóc w zapewnieniu, że płatności są dokonywane we właściwej wysokości i na czas.
Inną kluczową korzyścią jest ulepszone prognozowanie przepływów pieniężnych. Wykorzystując historyczne dane płatności, AI może przewidzieć, kiedy faktury będą wymagalne i pomóc firmom lepiej planować i zarządzać swoją gotówką. Może to prowadzić do lepszej ogólnej kondycji finansowej i zmniejszenia ryzyka problemów z przepływem środków pieniężnych.
Na koniec
W świecie, w którym firmy stale poszukują sposobów na bycie bardziej wydajnymi i skutecznymi, AI w zarządzaniu fakturami jawi się jako potężne narzędzie. Dzięki zdolności do automatyzowania żmudnych zadań, zmniejszania błędów i dostarczania cennych spostrzeżeń, AI ma potencjał, aby zrewolucjonizować sposób, w jaki firmy radzą sobie z fakturami.
Oczywiście ważne jest, aby pamiętać, że wdrożenie rozwiązania AI wymaga starannego planowania i realizacji. Firmy muszą rozważyć takie czynniki, jak integracja z istniejącymi systemami, szkolenie modeli AI i zapewnienie odpowiednich środków bezpieczeństwa danych. Ale z odpowiednim podejściem, korzyści mogą być znaczące - nie tylko w zakresie oszczędności czasu i pieniędzy, ale także w uzyskaniu lepszego wglądu i kontroli nad całym procesem zarządzania fakturami oraz monitorowanie terminów płatności.