OPUBLIKOWANO: 13 czerwca 2024
AI i automatyzacja mogą zrewolucjonizować audyt zobowiązań, zwiększając efektywność i dokładność procesu. Modele AI analizują dane, identyfikują anomalie i generują raporty, oszczędzając czas i zmniejszając ryzyko błędów. Automatyzacja integruje systemy, usprawniając przepływ informacji. Rezultatem jest szybszy i bardziej wiarygodny audyt.
Jak użyć AI oraz automatyzację do audytowania zobowiązań
Wyobraź sobie, że Twoja firma ma setki, a może nawet tysiące zobowiązań finansowych - faktury, umowy, pożyczki. Przejrzenie ich wszystkich ręcznie to żmudna i czasochłonna praca, prawda? No i zawsze istnieje ryzyko, że coś przeoczymy. Tu z pomocą przychodzą sztuczna inteligencja i automatyzacja.
AI może analizować ogromne ilości danych o wiele szybciej i dokładniej niż człowiek. Wyobraź sobie, że skanujemy wszystkie dokumenty zobowiązań do systemu, a AI je przetwarza, kategoryzuje i wyciąga kluczowe informacje. Może wykryć anomalie, takie jak brakujące płatności czy podejrzane transakcje. A co najlepsze, robi to non-stop, 24/7.
Ale jak połączyć wszystkie te dane z różnych systemów w firmie? Od faktur w Excelu po umowy w Wordzie. Tu wkracza automatyzacja. Za pomocą narzędzi takich jak Zapier można zintegrować różne aplikacje i systemy, tworząc spójny przepływ danych. Wyobraź sobie, że gdy wpiszesz nową fakturę w Excelu, automatycznie ląduje ona w systemie AI do analizy.
Case - zastosowanie AI do audytowania zobowiązań
Opis problemu
Przyjrzyjmy się hipotetycznej firmie TransLogix, średniej wielkości przedsiębiorstwu logistycznemu. Z setkami klientów i dostawców, TransLogix ma mnóstwo zobowiązań finansowych do śledzenia. Dział księgowy jest przytłoczony ręcznym przeglądaniem i uzgadnianiem faktur, umów i płatności. Brakuje im czasu na dogłębną analizę i wykrywanie potencjalnych problemów.
Co gorsza, dane są rozproszone po różnych systemach - faktury w Excelu, umowy w Wordzie, płatności w systemie bankowym. Utrudnia to uzyskanie pełnego obrazu zobowiązań firmy. TransLogix potrzebuje sposobu na scentralizowanie danych i automatyzację procesu audytu, aby zwiększyć efektywność i zminimalizować ryzyko przegapienia czegoś ważnego.
Audytowanie zobowiązań za pomocą GPT-4
TransLogix może wykorzystać model językowy GPT-4 do analizy swoich dokumentów zobowiązań. GPT-4 doskonale nadaje się do przetwarzania języka naturalnego i wydobywania kluczowych informacji z nieustrukturyzowanych danych, takich jak umowy czy faktury.
Wyobraź sobie taki scenariusz: wszystkie dokumenty zobowiązań są skanowane lub eksportowane do centralnego repozytorium, powiedzmy Google Drive. Stamtąd, za pomocą Zapiera, są one przesyłane do GPT-4 API. GPT-4 analizuje każdy dokument, wyciągając kluczowe informacje takie jak kwoty, daty płatności, warunki umów itp.
AI może nie tylko zautomatyzować żmudne zadania, ale też wnieść nową jakość do audytu zobowiązań dzięki swojej zdolności do analizy danych i wykrywania wzorców.
Algorytm rozwiązania przy użyciu GPT-4
1. Wszystkie dokumenty zobowiązań (faktury, umowy itp.) są skanowane lub eksportowane do folderu Google Drive.
2. Zapier nasłuchuje nowych dokumentów w folderze Drive i przesyła je do GPT-4 API.
3. GPT-4 analizuje każdy dokument, wyciągając kluczowe informacje takie jak:
- Typ dokumentu (faktura, umowa itp.)
- Strony zaangażowane
- Kwoty i waluty
- Daty (wystawienia, płatności, rozpoczęcia/zakończenia umowy itp.)
- Warunki płatności i inne istotne postanowienia umowne
4. Wyciągnięte informacje są strukturyzowane w formie jsona lub csv.
5. Zapier przesyła ustrukturyzowane dane do arkusza Google Sheets, tworząc scentralizowaną bazę danych zobowiązań.
6. GPT-4 analizuje bazę danych w poszukiwaniu anomalii, takich jak:
- Brakujące lub spóźnione płatności
- Niezgodności między fakturami a umowami
- Nietypowe lub podejrzane transakcje
7. Znalezione anomalie są raportowane w osobnym arkuszu oraz przesyłane mailem przez Zapiera do odpowiednich osób w dziale finansowym.
8. Dział finansowy przegląda raport anomalii i podejmuje odpowiednie działania.
9. GPT-4 okresowo (np. co miesiąc) generuje zbiorczy raport stanu zobowiązań, który jest automatycznie przesyłany do zarządu.
Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do audytowania zobowiązań
Wdrożenie takiego rozwiązania AI może przynieść TransLogix znaczące korzyści. Po pierwsze, automatyzacja żmudnego procesu gromadzenia i analizy danych uwolni czas działu finansowego na bardziej strategiczne zadania. Po drugie, ciągłe monitorowanie przez AI pomoże wcześnie wykrywać potencjalne problemy, zanim przerodzą się one w poważne kwestie finansowe.
Ponadto, scentralizowana i zawsze aktualna baza danych zobowiązań da zarządowi TransLogix pełny i przejrzysty obraz sytuacji finansowej firmy. To z kolei umożliwi podejmowanie lepszych decyzji biznesowych. Wreszcie, zautomatyzowany audyt zwiększy zgodność z przepisami i standardami rachunkowości, zmniejszając ryzyko kar czy problemów prawnych.
Podsumowując, wykorzystanie AI i automatyzacji w audycie zobowiązań może potencjalnie:
- Zaoszczędzić czas i zasoby
- Zwiększyć dokładność i zmniejszyć ryzyko błędów
- Wcześnie wykrywać problemy
- Poprawić przejrzystość i wgląd w sytuację finansową
- Zwiększyć zgodność z przepisami