AI do planowania budżetu: Jak wykorzystać AI do raportowania odchyleń budżetowych


OPUBLIKOWANO: 13 czerwca 2024

Wyobraź sobie, jak sztuczna inteligencja analizuje odchylenia budżetowe w Twojej firmie. Automatyzacja zbiera dane z różnych działów, a AI identyfikuje przyczyny rozbieżności i proponuje optymalizacje. Dzięki temu masz pełen obraz sytuacji finansowej i podejmujesz trafne decyzje.



Jak użyć AI oraz automatyzację do raportowania odchyleń budżetowych

Pewnie zastanawiasz się, jak sztuczna inteligencja może pomóc w analizie odchyleń budżetowych? Wyobraź sobie, że AI automatycznie pobiera dane finansowe z różnych działów firmy, takich jak sprzedaż, produkcja czy HR. Dane te są przechowywane w arkuszach kalkulacyjnych Google Sheets lub Microsoft Excel oraz na dyskach w chmurze jak Google Drive lub Dropbox.

Następnie, za pomocą narzędzi do automatyzacji, np. Make (dawniej Integromat) lub Zapier, dane są łączone i przesyłane do zaawansowanego modelu językowego, takiego jak GPT-4. AI analizuje te informacje, porównując rzeczywiste wyniki z założonymi planami budżetowymi. Identyfikuje obszary, w których wystąpiły znaczące odchylenia i stara się ustalić ich przyczyny.

GPT-4 generuje szczegółowy raport, w którym prezentuje kluczowe odchylenia budżetowe wraz z potencjalnymi wyjaśnieniami. Może np. wskazać, że niższe od planowanych przychody ze sprzedaży wynikały z opóźnień w realizacji kampanii marketingowej lub że wyższe koszty produkcji były spowodowane wzrostem cen surowców. Raport zawiera też rekomendacje działań optymalizacyjnych.


Case - zastosowanie AI do raportowania odchyleń budżetowych


Opis problemu

Przyjrzyjmy się fikcyjnej firmie TransportPro, średniej wielkości przedsiębiorstwu zajmującemu się logistyką i transportem towarów. Firma posiada kilka oddziałów w różnych miastach Polski i zatrudnia około 200 pracowników. Pomimo starannego planowania budżetu, zarząd TransportPro zauważył, że występują znaczne odchylenia między założonymi wartościami a rzeczywistymi wynikami.

Problemy z niedokładnym raportowaniem budżetowym wynikają z faktu, że dane finansowe są rozproszone po różnych działach i lokalizacjach. Ich konsolidacja i analiza zajmuje pracownikom działu finansowego wiele czasu. Dodatkowo, identyfikacja przyczyn odchyleń wymaga komunikacji z menedżerami poszczególnych obszarów, co często prowadzi do opóźnień i nieścisłości. TransportPro potrzebuje systemu, który zautomatyzuje proces raportowania i pomoże szybciej reagować na zmiany.


Raportowanie odchyleń budżetowych za pomocą GPT-4

Rozwiązaniem problemu TransportPro może być wdrożenie systemu opartego o model językowy GPT-4. Dzięki swojej zdolności przetwarzania języka naturalnego i analizy danych, GPT-4 jest w stanie zrozumieć kontekst informacji finansowych i generować przejrzyste raporty.

W pierwszym kroku, dane z arkuszy Google Sheets (lub MS Excel), gdzie poszczególne działy wprowadzają swoje wyniki, są automatycznie pobierane i konsolidowane za pomocą narzędzia Make. Make łączy się z plikami poprzez API i regularnie aktualizuje centralną bazę danych.

Następnie, skonsolidowane dane finansowe są przesyłane do modelu GPT-4 poprzez API. GPT-4 analizuje odchylenia, porównując rzeczywiste wartości z budżetowymi. Identyfikuje obszary, gdzie różnice są największe i stara się ustalić prawdopodobne przyczyny na podstawie dodatkowych informacji kontekstowych (np. komentarzy menedżerów w arkuszach).

Napisz do nas jeżeli chcesz wdrożyć AI w swojej firmie


Wykorzystanie GPT-4 pozwala nie tylko zautomatyzować żmudny proces raportowania, ale też dostarcza cennych insightów i rekomendacji optymalizacyjnych.

W ostatnim etapie, wyniki analizy wraz z sugerowanymi działaniami są prezentowane w czytelnej formie w raporcie generowanym przez GPT-4. Raport może być automatycznie wysyłany do zarządu i menedżerów poprzez e-mail (Gmail lub Outlook) albo umieszczany na firmowym Slacku czy WhatsApp.


Algorytm rozwiązania przy użyciu GPT-4

Oto algorytm, jak mógłby wyglądać proces raportowania odchyleń budżetowych w TransportPro przy użyciu GPT-4:

  1. Działy wprowadzają dane finansowe do dedykowanych arkuszy Google Sheets.
  2. Make regularnie (np. raz dziennie) pobiera dane z arkuszy poprzez Google Sheets API i zapisuje je w centralnej bazie danych.
  3. Make konsoliduje dane i oblicza odchylenia między wartościami rzeczywistymi a budżetowymi.
  4. Skonsolidowane dane wraz z wyliczonymi odchyleniami są przesyłane do GPT-4 poprzez API.
  5. GPT-4 analizuje dane, identyfikuje istotne odchylenia i ustala ich prawdopodobne przyczyny na podstawie kontekstu.
  6. GPT-4 generuje raport zawierający podsumowanie odchyleń, wyjaśnienie przyczyn oraz rekomendacje działań optymalizacyjnych.
  7. Raport jest automatycznie wysyłany do odpowiednich odbiorców poprzez e-mail (z poziomu Gmaila) lub publikowany na firmowym Slacku.
  8. Zarząd i menedżerowie analizują raport i podejmują decyzje o wdrożeniu rekomendacji AI.

Potencjalne korzyści z wykorzystania AI do raportowania odchyleń budżetowych

Zastosowanie sztucznej inteligencji, takiej jak GPT-4, do analizy odchyleń budżetowych może przynieść firmom wiele wymiernych korzyści. Przede wszystkim, automatyzacja procesu zbierania i konsolidacji danych finansowych oszczędza czas pracowników, który mogą przeznaczyć na inne ważne zadania.

Ponadto, zaawansowane modele AI potrafią analizować dane znacznie szybciej i precyzyjniej niż człowiek. GPT-4 jest w stanie identyfikować istotne odchylenia, wyciągać wnioski z dodatkowych informacji i proponować adekwatne działania optymalizacyjne. Dzięki temu zarząd firmy otrzymuje klarowny obraz sytuacji finansowej i może błyskawicznie reagować na zmiany.

Inne potencjalne korzyści to:

  • Poprawa jakości i dokładności raportowania finansowego
  • Zmniejszenie ryzyka błędów ludzkich w analizie danych
  • Identyfikacja obszarów wymagających optymalizacji kosztów
  • Lepsza komunikacja i współpraca między działami firmy
  • Wsparcie dla podejmowania strategicznych decyzji biznesowych
Wypróbuj różne modele AI

Oczywiście wdrożenie systemu AI do raportowania budżetowego wymaga pewnych inwestycji i zmian w organizacji pracy. Jednak w dłuższej perspektywie, korzyści płynące z automatyzacji i wykorzystania potencjału sztucznej inteligencji z pewnością przewyższą początkowe koszty. Dla wielu firm będzie to konieczny krok, aby utrzymać konkurencyjność w erze cyfrowej transformacji.